Bakanlık İşlem Geçmişi ve Devir Anındaki Seviye

Bir YİBF’in kullanım süresi boyunca üzerinde sayısız değişiklik yaşanır: denetçi görevden ayrılır ya da değişir, şantiye şefi devredilir, müteahhit el değiştirir, inşaat seviyesi zaman zaman onaylanır. Bu değişikliklerin kaydı bugüne kadar yalnızca bakanlığın kendi sisteminde tutuluyordu; firmanızın ekranına kendiliğinden yansımıyordu. Bir dosyanın ne zaman devralındığını ya da bir denetçinin göreve ne zaman başladığını öğrenmek istediğinizde bakanlık tarafına ayrı ayrı bakmanız gerekiyordu.

Bakanlık İşlem Geçmişi, bu kaydı bakanlıktan çekip YİBF’inizin kendi dosyasına taşıyan modüldür. Aynı bütünün bir parçası olarak, bir devir gerçekleştiğinde o gün geçerli olan inşaat seviyesini geriye dönük bulup kayda ekleyen Devir Anındaki İnşaat Seviyesi bölümü de birlikte çalışır. İki bölüm tek bir zincir oluşturduğu için bu rehberde ikisini birlikte anlatıyoruz.

Bu rehberde işlem geçmişinin nasıl indiğini, devirlerin nasıl işlendiğini ve devir anındaki seviyenin hangi sırayla bulunduğunu adım adım anlatıyoruz.

İşlem geçmişini nerede görürüm?

İşlem geçmişi için ayrı bir menü açmanız gerekmez; kayıt, YİBF’inizin kendi dosyasının içinde durur. İşlemler tarihe göre sıralı biçimde listelenir; hangi işlemin ne zaman ve kim tarafından yapıldığı bu sırada görünür, bakanlık ekranını ayrıca açmanıza gerek kalmaz.

Çekim kendiliğinden çalışır

Yeni bir kaydın gelip gelmediğini siz aramazsınız: program gün içinde kendi ayarladığınız turlarda bakanlık tarafını kontrol eder ve bulduğu yeni işlemleri indirir. Kaç tur çalışacağı ve turların hangi saatte başlayacağı Ayarlar ekranından sizin kontrolünüzdedir.

Turu beklemek istemediğiniz an düğmeye basıp elle güncelleyebilirsiniz; bu işlem Yönetici ve Büro yetkisine açıktır. Aynı anda birden fazla bilgisayardan çekim başlatılsa bile aynı kayıt iki kez inmez.

Bu sayede işlem geçmişiniz gün boyunca kendiliğinden tazelenir; güncel bilgiye ulaşmak için ekstra bir adım atmanız gerekmez.

Devirler kendiliğinden işlenir

Sizin kayıtlarınızdaki unvanla bakanlıktaki görev adı birebir aynı yazılmamış olabilir. Program bu farkı, kişinin mesleğini ve rolünü birlikte değerlendirerek çözer; doğru kişiyi kendisi bulur.

Aynı kural müteahhit ve şantiye şefi devirlerinde de geçerlidir: onlar da bu akışa dahil olur, dosyanın el değiştirme geçmişi tek merkezde birikir.

Müteahhit değişikliklerinde firma unvanı kataloğunuzda farklı yazılmış olsa bile — büyük küçük harf, Türkçe karakter, boşluk farkı — program doğru firmayı bulur. Kataloğunuzda hiç yoksa ve bakanlık kaydında yetki belge numarası varsa müteahhit kaydını kendisi açar; yetki belge numarası yoksa açmaz ve kayıt “bakanlıktan güncellenince tekrar denenecek” notuyla bekler. Yardımcı kontrol elemanı devirlerinde inşaat mühendisi ve mimar birbirinin halefi sayılır; denetçi devirlerinde meslek eşitliği aranmaya devam eder. Büyük firmalarda tam çekim artık daha küçük gruplarla gider ve belirgin biçimde hızlı biter.

Bu şekilde bir şantiye şefinin ya da müteahhidin dosyayı ne zaman devraldığı sorusuna da aynı kayıttan cevap bulursunuz.

Eşleşmeyen kayıt sessizce atlanmaz

Programın kimin kime devredildiğine karar veremediği durumlar olabilir. Böyle bir kayıt listede işaretlenir; kararı siz verirsiniz. Bir çekim bittiğinde kaç kaydın hangi nedenle atlandığı da raporlanır — atlanan bir kayıt fark edilmeden kaybolmaz.

Böylece hangi kayıtları gözden geçirmeniz gerektiğini ayrıca aramanıza gerek kalmaz.

Devir anındaki inşaat seviyesi geçmişe dönük bulunur

Bir devir kaydına o anki değil, devrin yapıldığı günün inşaat seviyesinin yazılması gerekir. Bunu elle takip etmeye kalkışınca alan çoğunlukla boş kalır ya da yanlışlıkla bugünkü seviyeyle doldurulur; ikisi de sonradan hakediş veya sorumluluk tartışmasına yol açabilir.

Bu değeri bulmak için program sırasıyla üç yere bakar. İlk durak bakanlık arşivindeki onaylı seviyedir; orada bulunamazsa hakediş kayıtlarınıza, onlar da yetmezse denetim raporlarınıza geçilir. Hangisi ilk güvenilir sonucu verirse o esas alınır ve hangi kaynaktan geldiği kayıtta ayrıca görünür — sonradan bir soru geldiğinde dayanağınız hazır olur.

Sıra	Kaynak
1	Bakanlık arşivindeki onaylı seviye
2	Hakediş kayıtları
3	Denetim raporları

Bu sıralama, seviye bilgisini bulmak için üç kaynağı sırayla dener: bir kaynakta bulunamazsa arama orada durmaz, bir sonraki kaynağa geçilir.

Bu kural şef, müteahhit ve personel devirlerinin hepsinde aynı şekilde işler; devir türüne göre ayrı bir davranış yoktur. Örneğin bir şantiye şefi devri de tıpkı bir personel devri gibi bu üç kaynak sırasından geçer.

Geçmiş kayıtlarınızı yeniden hesaplatın

Devir kuralları geliştikçe — örneğin yardımcı kontrol elemanı halefliği gibi — eski otomatik devir kayıtları kendiliğinden düzelmez. Tek bir dosya için YİBF kartındaki Devirleri Yeniden Hesapla düğmesini kullanırsınız. Birden çok dosya için YİBF listesinde dosyaları seçip Devirleri Toplu Yeniden Hesapla dersiniz; tüm dosyalarınız için listede tümünü seçmeniz yeterlidir.

Program önce bir sınama yapar ve ne değişeceğini dosya dosya gösterir: kaç otomatik devir kaydının silinip bakanlık kaydından yeniden kurulacağı. Değişecek bir şey yoksa bunu söyler ve durur. Onay penceresinde açıkça yazar: elle girdiğiniz devir kayıtlarına dokunulmaz. Firma kartında İzin Belge No boşsa program sizi baştan uyarır; önce firma bilgilerinizi bakanlıktan güncelleyin. Bu düğmeler Yönetici ve Büro rollerinde görünür.

Tutanaklar bu kayda göre doğru personelle basılır

Geçmiş tarihli bir tutanakta o işin yapıldığı tarihte görevde olan denetçi ve yardımcı kontrol elemanının adı yazmalıdır. Program bunu artık öncelikle bakanlık işlem geçmişinden çözer: dosyanın görevlendirme ve ayrılma kayıtlarından bir görev çizelgesi kurulur, personel oradan okunur. Dosyanızdaki devir kayıtları yedek kaynak olarak kalır. Bu yüzden işlem geçmişini indirmiş olmak artık tutanağın doğruluğunun bir parçasıdır; indirilmemişse program basımdan önce sorar ve isterseniz hemen indirir.

Tutanak Yazdır ekranında Eski tarihli tutanak kutusunu işaretleyip tarihi girdiğinizde tutanak o tarihin personeliyle basılır. Bakanlık kaydında iki görevli arasında bir boşluk varsa firmanızdaki kayıt devreye girer; orada da bilgi yoksa alan bilerek boş bırakılır ve size uyarı verilir — resmî belgeye tahmini isim yazılmaz. Aylık denetim raporu ve şantiye defteri çıktılarında aynı kural, raporun kendi tarihine göre kendiliğinden çalışır.

Basmadan önce bakın: Personel Geçmişi Kontrolü

YİBF listesinde dosyayı seçip Personel Geçmişi Kontrolü düğmesine bastığınızda iki liste açılır. Üstte bulgular ve önerilen işlemler: kritik, uyarı ve bilgi düzeyinde, her satırda ne yapmanız gerektiğiyle birlikte — örneğin “işlem geçmişi indirilmemiş” ya da “ayrılış tarihi uyuşmuyor”. Altta görev çizelgesi: görev, ad soyad, sicil numarası, başlangıç ve bitiş tarihleri, kişinin dosyanızın personel listesinde olup olmadığı ve ayrılan personel kaydının bulunup bulunmadığı.

Bu pencere hiçbir kaydı değiştirmez; yalnız gösterir ve önerir. Her rol açabilir. İşlem geçmişi indirilmemişse penceredeki İşlem Geçmişini İndir düğmesiyle (Yönetici ve Büro) indirirsiniz. Geçmiş tarihli bir tutanak basmadan önce otuz saniyelik bu bakış, imzaya yanlış isim gitmesini önler.

Sık karşılaşılan durumlar

Bakanlıktaki unvan bizim kullandığımızdan farklı yazılmış — yine de doğru kişiyi mi buluyor? Evet; program bu farkı meslek ve rol bilgisiyle çözer, unvanın birebir aynı yazılmış olması gerekmez.
Listede işaretlenmiş bir kayıt gördüm, ne yapmalıyım? Bu, programın kendiliğinden karar veremediği bir kayıt demektir; kaydı inceleyip kararı siz verirsiniz.
Elle indirme düğmesini kim kullanabilir? Yönetici ve Büro yetkisi olan kullanıcılar.
İki bilgisayardan aynı anda çekim başlatırsam veri bozulur mu? Hayır, aynı kayıt iki kez inmez.
Devirleri Toplu Yeniden Hesapla elle girdiğim kayıtları siler mi? Hayır; yalnız programın işlem geçmişinden türettiği otomatik kayıtlar yeniden kurulur.
Personel Geçmişi Kontrolü’nü kim açabilir? Herkes; pencere yalnız gösterir, kayıt değiştirmez. İçindeki indirme düğmesi Yönetici ve Büro’da görünür.

İlgili içerikler

Takıldığınız bir nokta olursa iletişim sayfasından bize ulaşabilirsiniz.