Vize ve Kontrol Takip Modülü

Vize takibi çoğu firmada Excel’de yürür. Hangi seviyede hangi vize alınacak, kontrol soruları soruldu mu, tutanak basıldı mı, imzalı evrak nerede? Bu dört bilgi dört ayrı yerde durduğu için birinin eksik kalması kaçınılmaz oluyor.

Bu modülle dördü de dosyanın içinde, aynı satırda durur. Bu rehberde vize listenizi nasıl oluşturacağınızı, kontrol sorularını nasıl işaretleyeceğinizi ve tutanak–imza akışını nasıl takip edeceğinizi anlatıyoruz.

Vize listesini nerede bulurum?

Vizeler ayrı bir menü öğesi değildir — YİBF dosyasının içinde, Vize Takip Listesi sekmesinde bulunur. Dosyayı açtığınızda o dosyaya ait tüm vizeleri orada görürsünüz.

Bu bilinçli bir tercih: vize bilgisi dosyaya ait bir bilgidir, dosyanın yanında durur.

Vize listesini elle yazmazsınız

Program 53 kalemlik hazır vize türüyle gelir. Sıfırdan liste kurmanız gerekmez.

Adım 1: Listeyi oluşturun

Dosyada Vize Takip Listesi Oluştur düğmesine basın. Program o dosya için gerekli vizeleri hazır türlerden üretir.

Adım 2: Kat vizelerini otomatik üretin

Kat bazlı tekrarlanan vizeler (her kat için ayrı alınan vizeler) için Kat Vizeleri Oluştur düğmesini kullanın. Binanın kat sayısını bilen program kat vizelerini kendisi üretir — 12 katlı bir binada 12 satırı tek tek girmeniz gerekmez.

Adım 3: Gerekirse tek tek ekleyin

Listede olmayan özel bir vize varsa Vize Türü Ekle ile eklersiniz.

Hangi vizede olduğunuzu bir bakışta görürsünüz

Dosyanın tüm vizeleri aşamalarına göre gruplanmış ve inşaat sırasına göre sıralı gelir. Yani listeyi yukarıdan aşağı okuduğunuzda inşaatın seyrini görürsünüz.

Ayrıca her satır durumuna göre renklidir:

Renk	Anlamı
🔴 Kırmızı	Gecikmiş vize
🟡 Sarı	Bekliyor
🟢 Yeşil	Tamamlandı
⚪ Gri	İptal

Kırmızı gördüğünüz satır, geciktiğiniz vizedir. Aynı satır Uyarı Merkezi’nde de karşınıza çıkar.

Kontrol sorularını unutmazsınız

Vizeyi açtığınızda o vize türüne ait kontrol soruları listeye hazır düşer. Her soru için ayrı pencere açmanız gerekmez; cevapları doğrudan listede işaretlersiniz.

Her kontrol satırında şunlar bulunur:

Soru Metni — sorulan kontrol maddesi
Onay — cevabınız
Açıklama — gerekiyorsa serbest not
Resim — o maddeye ait fotoğraf

Hangi vize türünde hangi soruların sorulacağını Firma Sabitleri → Vize Türü ekranındaki Kontrol Listesi alanından yönetirsiniz.

Tutanağı tek tıkla basarsınız

Vize tutanağını doğrudan vizenin üzerinden basarsınız ve bastığınız tutanak dosyanın içine kaydedilir — sonradan aramanız gerekmez.

Aynı vize türünü ikinci kez bastığınızda program şablonu hatırlar, size tekrar sormaz. Her vize türü için varsayılan tutanak türü ve varsayılan şablon tanımlıdır.

İmzalı evrak kaybolmaz

İmzalanıp taranan belgeyi ilgili vizenin üzerine yüklersiniz. Listede iki gösterge bulunur:

Vizenin çıktısı hazır mı?
Vizenin imzalı belgesi geldi mi?

Bu iki gösterge sayesinde eksik imza denetim gününde ortaya çıkmaz — listeye bakınca görürsünüz.

Geciken vize kendiliğinden gündeminize girer

Seviye eşiğini geçtiği hâlde alınmamış vizeler Uyarı Merkezi‘nde önünüze gelir. Vizeyi tamamladığınızda uyarı kapanır. Ayrı bir takip listesi tutmanıza gerek yoktur.

Geçmişiniz kaybolmaz

Mevcut vize kayıtlarınız ve eski Yades’ten aktarılan geçmiş vize tarihleriniz yeni listeye taşınır. Yeniden veri girişi yapmanız gerekmez. Eski sürümlerdeki sabit tarihli Vizeler listesi artık YİBF kartında görünmez; dosyanın vize bilgisi tek yerde, Vize Takip listesinde toplanır.

Büro ve şantiye birlikte çalışır

Hem Büro hem Şantiye rolündeki kullanıcılar modülde çalışabilir. Herkes yalnızca kendi firmasının verisini görür.

Personel ve firma vizeleri için geri sayım

Buraya kadar anlattığımız vizeler dosyaya aittir. Bir de kişinin ve firmanın vizesi vardır: personelinizin denetçi vizesi ve firmanızın yapı denetim izin belgesi. Vizesi dolmuş bir personelle çalışmak ya da izin belgesinin süresi geçmiş bir firma olarak dosya yürütmek en ağır sonuçları olan hatalardan biridir. Program bu tarihleri artık sizin yerinize sayar.

Program açılırken: Vize Süresi Uyarısı

Personelinizden ya da firmanızdan birinin vize süresi altmış gün içinde doluyorsa, programı açtığınızda Vize Süresi Uyarısı penceresi gelir. Üstte firmanızın izin belgesine kalan süre, altta vizesi yaklaşan personeliniz listelenir: ad soyad, görev, bitiş tarihi ve kalan gün.

Renk	Anlamı
Koyu sarı	Bitişe 31–60 gün var — planlama zamanı
Kırmızı	Bitişe 30 gün ve daha az kaldı — bu ay halledilmeli
Koyu kırmızı	Süresi dolmuş; kaç gün geçtiği yazar

Pencere her açılışta yeniden gelir; “bugün bir daha gösterme” seçeneği bilinçli olarak yoktur. Uyarılacak kimse yoksa pencere hiç açılmaz — görmüyorsanız bu iyi haberdir.

Çalışırken: üstteki geri sayım bandı

Pencereyi kapattığınızda uyarı kaybolmaz. Ana pencerenin üstünde ince bir bant kalır ve en yakın bitişi gösterir; süresi dolmuş personel varsa doğrudan kaç kişinin vizesinin dolduğunu yazar. Banda tıkladığınızda ilgili personel listesi süzülmüş olarak açılır; oradan istediğiniz kaydı açarsınız. Bir personelin vize tarihini güncelleyip kaydettiğinizde bant birkaç saniye içinde kendini tazeler, uyaracak kimse kalmazsa kaybolur.

Tarihler nereden geliyor?

Personel kartındaki Vize Bitiş Tarihi ve firma kartındaki İzin Belgesi Son Tarihi alanlarından. Yalnız aktif personel ve yalnız bağlı olduğunuz firmalar sayılır. Altmış ve otuz günlük eşikler programda sabittir; ayar gerektirmez. Bant size çok büyük bir “gün geçti” sayısı gösteriyorsa bu bir program hatası değil, o personelin kartında eski ya da bozuk bir tarih duruyor demektir; kartı düzelttiğinizde bant toparlanır.

Bu uyarı Yönetici ve Büro rollerinde, Windows programında görünür. Uyarı Merkezi’ndeki “Görev/Vize Bitişi Yaklaşıyor” kuralıyla birlikte çalışır: pencere ve bant açılışta anında haber verir, uyarı listesi gün içinde aynı konuyu tutar.

Kimler için faydalı?

Patron (P1): Hangi dosyada hangi vizenin geciktiğini renklerden okur, hakedişi bekleten vizeyi erken görürsünüz.
Teknik personel (P2): Kontrol sorularını sahada işaretler, tutanağı tek tıkla basar, imzalı belgeyi aynı satıra yüklersiniz.
Admin (P4): Vize türlerini ve kontrol listelerini merkezden tanımlar, firma genelinde aynı standardı kurarsınız; personel ve firma vizelerinin geri sayımını açılışta görürsünüz.

İlgili rehberler

Takıldığınız bir nokta olursa iletişim sayfasından bize ulaşabilirsiniz.